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La spirale de l’excellence

Ça en jette hein ?

Gestion du tempsCe n’est pas de moi, c’est de Régine Acquier, ingénieur de recherche à l’Université de Montpellier 1.

Vous avez du mal à vous organiser ? Vous avez du mal à gérer votre temps ?

Vous vous demandez

  • Comment puis-je gagner du temps ?
  • Comment puis-je mieux m’organiser ?
  • Comment puis-je mieux gérer mon temps ?

Que diriez-vous d’une petite formation ?

Dans la lignée des « Règles de vie » que j’évoquais déjà il y a 5 ans (08/08/2008), voici quelques règles sur la « Gestion du temps ».

C’est parti :

Nous passons beaucoup de temps à acquérir des connaissances, à apprendre l’utilité de ces connaissances et les conditions de leur mise en oeuvre… Mais paradoxalement nous ne consacrons que fort peu de temps à apprendre à nous organiser, seule façon pourtant de valoriser et de concrétiser notre potentiel. Les conséquences sont multiples : situations de stress, mauvaise gestion de soi, beaucoup de démotivation…

La solution : acquérir des outils d’organisation

  • L’analyse stratégique pour atteindre sûrement l’objectif que l’on se fixe et s’améliorer
  • L’analyse de situation pour avoir une connaissance objectivement d’une situation et faire les bons choix
  • La gestion du temps pour se donner le temps d’être méthodique et de jouer gagnant

Analyse stratégique

Appliquer la spirale de l’excellence

Réaliser sans écart l’action définie et l’objectif d’efficacité de tout un chacun. La spirale de l’excellent montre l’enchaînement chronologique à avoir pour entrer dans une dynamique de progrès et d’amélioration continue : définir, agir, évaluer et réagir.

La spirale de l’excellence :

  1. Prendre le temps de prévoir avant d’agir. Définir ses objectifs, ses attentes…..analyser le contexte de l’action, prévoir les moyens, le temps dont on dispose….les critères.
  2. Agir pour atteindre les objectifs définis. Respecter le plan d’action, la méthodologie envisagée.
  3. Evaluer le résultat au regard de l’objectif. Rechercher et analyser les causes d’écart, définir des solutions.
  4. Réagir pour aller vers l’excellence. Se donner les moyens de mise en œuvre des solutions définies, appliquer systématiquement ces solutions.
  5. Se donner de nouveaux objectifs de réussite plus ambitieux et recommencer un nouveau cycle.

Mettre en application cette spirale est une excellente discipline mentale qui oblige à réfléchir avant d’agir. Elle introduit dans l’action, à la fois la préparation et l’évaluation, tout ce qui permet, sinon s’en donner les moyens, d’atteindre ses objectifs et de progresser constamment.

Attention : il est important de garder à l’esprit qu’une stratégie ne se met véritablement en place qu’à partir du moment où les objectifs sont personnalisés, de même que le temps passé à la réflexion et à l’analyse est du temps gagné pour l’action qui se déroulera plus vite et plus sûrement.

Analyse de situation

Le plan de Laswell

Cerner une situation de façon méthodique est indispensable pour faire le point sur une question. Adopter le plan de questionnement suivant oblige à apporter des réponses concrètes et précises.

Attention : ne jamais poser directement la question pourquoi à l’observation d’un fait car cela incite à répondre par parce que c’est à dire une explication, une solution sans qu’il n’y ait eu analyse de la situation. Il y a alors fort à parier que l’absence d’analyse entraînera l’absence de pertinence dans la réponse…

Plan de Laswell

QQOQCP

Objectif : collecte exhaustive d’informations

  • Quoi : de quoi s’agit-il ?
  • Qui : qui est concerné ?
  • : où cela intervient-t-il ?
  • Quand : à quel moment ?
  • Comment : comment le fait-on ?
  • Pourquoi / Combien ?

Ce plan de questionnement est utile pour bâtir rapidement un plan de réponse méthodique à une question d’examen, pour réaliser une analyse exhaustive de situation et avoir toutes les données nécessaires à la prise de décision, faire une fiche de synthèse sur un cours…

Gestion du temps

Comprendre le temps

Ce sont les événements qui donnent de la réalité au temps. Le temps est une ressource naturelle sans limite mais le temps dont nous disposons pour accomplir nos activités est quant à lui, limitée. Gérer son temps suppose donc

  • d’identifier ses activités,
  • d’évaluer leur importance
  • et de leur attribuer le temps qu’elle mérite.

Le stress n’est pas la conséquence d’une surcharge de travail et la réponse à la capacité à savoir réagir de façon différenciée en fonction des événements.

Attention : les lois du temps sont incontournables : « Rien n’est aussi simple qu’il n’y paraît »,  » au-delà d’un seuil de travail horaire, le temps passé n’est plus efficace »,  » il y a un moment pour tout et un temps pour chaque chose »

Gagner du temps

  • Identifier les voleurs de temps :
    • Le désordre, le téléphone, le manque de méthodes, l’absence de prévision, les repas, le ménage… Un temps de sommeil excessif…
  • Apprendre à dire non sans culpabiliser :
    • Dire non maintenant mais prévoir immédiatement quand dire oui et calculer le temps nécessaire pour cela…
  • Identifier les maîtres du temps :
    • Le planning des cours, le rendez-vous avec le professeur, la capacité de concentration… L’action qui chronologiquement est la première d’une série…
  • Préserver son capital d’énergie :

    • Définir le rythme optimum de sommeil, le temps de détente nécessaire, éviter d’agir à la dernière minute, manger sainement… Garder du temps pour sa famille…
  • Hiérarchiser ses priorités :
    • Accomplir en premier ce qui coûte le plus… Garder pour la fin ce qui est le plus agréable…

C’est bon ? Vous arriverez à vous organiser un peu mieux ? 😉

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